7 voordelen om met processen te werken

Een goed ingericht en geïmplementeerd proces heeft veel voordelen om de resultaten van je bedrijf te verbeteren. En nee, processen zijn niet alleen goed voor het behalen van een ISO-certificering. We hebben hieronder 7 voordelen van goed procesmanagement op een rijtje gezet.

1. Processen maken je werk efficiënter
Bij een goed doordacht en geoptimaliseerd proces heb je overbodige stappen verwijderd en heb je processtappen toegevoegd die zorgen dat je kwaliteit en output borgt, zodat je minder bezig bent met het oplossen van zaken die mis zijn gegaan. Het blussen van brandjes is voorbij, omdat je je werkzaamheden beheerst. Dit scheelt veel tijd. 

Met een goed proces krijg je in minder tijd meer voor elkaar. Bij krapte aan personeel is ons eerste advies dan ook om je processen te verbeteren, zodat je met je huidige crew meer voor elkaar krijgt.

2. Processen zorgen voor meer kwaliteit
Een proces stuurt op een gewenste kwalitatieve uitkomst. Met een goed geoptimaliseerd proces krijg je eenduidige uitkomsten met weinig variaties. Als je de kwaliteit van je dienst of product wilt verbeteren, dan loont het om het proces uit te schrijven en vanuit kwaliteitsgedachte te kijken welke stappen bijdragen aan een verhoogde kwaliteit.

Bij het verlenen van diensten voeg je met name waarde toe in het proces en is het van belang om de kwaliteit van de output hierbij te borgen. Bij het maken van een product is ook de inputkant belangrijk om te beheersen. Mindere kwaliteit van ingekochte producten zorgt uiteraard voor een minder hoogwaardig eindproduct.

3. Met processen kan je je bedrijf opschalen
In de eerste paar jaar van je bedrijfsvoering zijn processen nog niet zo belangrijk. Je primaire proces loopt, maar zonder dat daarbij per se iets op papier staat. Je kan in deze fase zelf de kwaliteit van je dienst of product goed bijsturen. Als het personeelsaantal toeneemt, neemt ook de complexiteit toe. Als je het bedrijf wilt laten groeien, dan zal je als eigenaar uit de operatie moeten. Dit betekent dat het bedrijf goed moet draaien als jij niet meer dagelijks bijstuurt. Processen zijn dan onmisbaar.

Veel bedrijven stoppen met hard groeien, omdat hun processen niet zijn meegegroeid. Als je je bedrijft wilt opschalen dan zijn goede processen noodzakelijk. Ze zorgen voor rust in de organisatie en geven jou de mogelijkheid om andere zaken op te pakken, zodat je je bedrijf klaarmaakt voor de volgende groeifase.   

4. Met processen gaat je medewerkerstevredenheid omhoog
Bij processen denk je misschien niet gelijk aan het verhogen van medewerkerstevredenheid. Goede processen zorgen echter voor meer plezier in het werk. Meer plezier leidt weer tot langere dienstverbanden en meer financieel resultaat, wat positief is voor de continuïteit van je bedrijf.

Een grote frustratie bij nieuwe medewerkers is dat de onboarding onder verwachting is. Mensen worden niet goed ingewerkt en weten niet écht wat hun taken zijn. Als je hun werkproces hebt uitgeschreven gekoppeld aan sjablonen en documenten, dan hebben je medewerkers helder op welk moment en in welke volgorde ze hun taken kunnen uitvoeren. Zo werken ze zelfstandig, met een goed resultaat en stijgt zelfvertrouwen. Zo verhoog je de medewerkerstevredenheid.

Verderop in de carrière geven processen houvast bij het uitvoeren van een taak, gaan taken minder vaak fout en zo voorkom je frustratie. Belangrijk is wel dat de processen actueel, goed uitgedacht en goed geïmplementeerd zijn. Zo niet, dan werken processen alleen maar in je nadeel.  

5. Processen zorgen voor continuïteit 
Als je de lange termijn belangrijk vindt en waarde hecht aan continuïteit dan zijn processen een goed idee. Belangrijk is dat goede processen duidelijkheid en voorspelbaarheid brengen wat resulteert in rust binnen de organisatie. Processen stem je af op geldende richtlijnen en wetgeving, zodat je borgt dat je je werkzaamheden niet hoeft aan te passen omdat je ergens niet aan voldoet.

De rust die processen brengt zorgt voor zekerheid dat de bedrijfsvoering met een min of meer zelfde kwaliteit kan blijven voortbestaan. Ook bij groei. Wel moeten de processen minimaal 1x per jaar worden geactualiseerd, zodat de rust binnen het bedrijf en daarmee de continuïteit is gewaarborgd.

6. Processen zorgen voor borging
Als je je output vanuit je processen goed documenteert, dan kan je altijd je kwaliteit aantonen. Dit kan in rapportages, Excel of in gespecialiseerde softwarepakketten. Veel bedrijven vergeten te borgen en worden dan zenuwachtig bij een audit, omdat ze hun bewijsstukken niet op orde hebben.

Ook als je niet geaudit wordt, is het borgen van je processen erg nuttig. Je weet dan namelijk wat de uitkomst is van iedere processtap. Als de uitkomst vaak tegenvalt omdat je bijvoorbeeld een bepaalde KPI steeds niet haalt, dan heb je eerder helder wat de oorzaak is. Dit geeft je inzichten om bij te sturen.

7. Met processen kan je continu verbeteren
Een proces dat je vandaag maakt, geeft het proces weer dat volgens jullie organisatie vandaag het beste werkt. Door veranderende omstandigheden en veranderende inzichten zal dit ideale proces constant veranderen.
Het grote voordeel van het uitschrijven van je proces is dat je per stapje steeds kan bekijken en bedenken hoe het beter kan. Met een proces heb je de mogelijkheid om op gestructureerde wijze steeds een verbeterstap te zetten.

Ook met processen aan de slag? 
Bij Analyze helpen we je graag met het opzetten van jouw processen of het optimaliseren hiervan. Neem contact met ons op voor meer informatie.